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開會地點要選對
文/蔡祐吉

年輕人談戀愛,總喜歡找個浪漫十足的地方:到海邊吹吹風、到山上看星星、爬高樓看夜景……,浪漫好像是催情的巧克力,可以促使愛苗迅速滋長,讓愛情開花結果。

這說明了「地點」的重要性。同樣的道理,運用在會議上,會議的地點,往往也會影響會議的成與敗。

會議地點的選擇分兩個層次:第一個層次是會議室的「空間」選擇。一場會議,如果選在通風不良、燈光昏暗的場所召開,保證與會者一定很快就昏昏欲睡,會議成效事倍功半;相反地,如果是在通風好、燈光明亮的場所開會,則有助於與會者提振精神,保持開會的專注力。

不只是通風要注意,空調的溫度也必須拿捏得恰到好處。太熱的環境容易讓人煩躁,太冷的空間又會讓人發冷;同樣地,會議室如果常年潮濕有異味,或是煙味太重,也會讓容易過敏,或者不抽煙的人難受。這些都是在選擇會議場地時,必須考慮到的細節。

選擇會議地點的第二個層次,則在於地點的「客觀性」。這就好比職棒比賽的「主場」跟「客場」一樣,一場跨公司(或跨部門)的會議,如果選在自家的會議室進行,你就擁有了所謂的「主場優勢」──畢竟你對這個場地瞭若指掌,連哪裡是冷氣出風口、哪個椅子坐起來最舒服,都完全能夠掌握。

相對地,如果你必須到「客場」去開會,你就必須時時提防,對方有沒有設下什麼「陷阱」,或者有什麼「玄機」隱藏在會議室當中。

當然,攸關公司利益的會議,最好避免「深入敵營」開會。比較公平的做法,是選擇「第三地」,利用外租會議室,或者「輪流」到對方公司開會的方式,來解決「地點」的問題。

<會議小提醒>

1.會議地點的選擇,會影響會議成敗。

2.掌握「主場優勢」,避免到「客場」開會。

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